2021 Award "Best Practice in Citizen Participation"

Fingerprint

The piece of text below is a shortened, hashed representation of this content. It's useful to ensure the content hasn't been tampered with, as a single modification would result in a totally different value.

Value: ab1a15631b4bea54c18130a2ddb01bcb2e2cf9dbd7b00ef43c4d1cf963bd99b3

Source: {"body":{"en":"<p>The <a href=\"https://ocpm.qc.ca/fr/english\" target=\"_blank\">Office de consultation publique de Montréal</a> is an independent organization created under the Charter of the City of Montréal. It defines itself as a neutral third party that allows citizens to be heard on major urban planning issues, but also on any other issue for which it is mandated.</p><p>The Office's mandate is to promote and facilitate the broadest possible participation of citizens and groups in the city of Montréal. It also has a mandate to develop and promote best practices in the field of public consultations.</p><p>The pandemic situation that broke out in March 2020 posed a huge challenge in terms of citizen participation. Indeed, how to involve citizens if meetings, conferences and public activities are prohibited. There was still the option of digital consultations.</p><p>Fortunately, the OCPM already had extensive experience in this area, but always as a complement to face-to-face activities. This time, the situation was quite different. Everything had to be done virtually without the possibility of real physical participation. One of the leitmotifs of the OCPM is participation without exclusion. It soon became apparent that this objective of participation for all could be called into question for sections of the population with limited access to and less ability to use digital tools.</p><p>To address this issue, the Office conducted a broad survey of all stakeholders in public consultations, including those who participate only in person, contributing orally to the debate and expressing opinions. The result was the design of a consultation procedure that, while largely virtual, could allow everyone to ask questions and express an opinion by mail or through a simple live phone or voice mail. At the same time, the Office also gave citizens and participants more time and flexibility by separating the presentation of the project submitted for consultation. Our traditional method meant that citizens could ask clarifying questions in the room immediately after the presentation of a project. The adapted method gives citizens a two-week window to prepare questions, to listen to the presentation again or to read the content on the website or in transcripts provided by post. This is something we intend to keep for the future.</p><p>In sum, our unique situation will have allowed us not to exclude more marginal populations from our consultations and to eventually improve our processes.</p>","es":"<p>La <a href=\"https://ocpm.qc.ca/fr/english\" target=\"_blank\">Office de Consultation Publique de Montréal</a> (Entidad encargada de las consultas y concertaciones) públicas es un organismo independiente creado en virtud de la Carta de la Ciudad de Montreal. Se define a sí misma como una tercera parte neutral que permite que los ciudadanos sean escuchados en las principales cuestiones de planificación urbana, pero también en cualquier otra cuestión para la que tenga mandato.</p><p>El mandato de la Oficina es promover y facilitar la más amplia participación de los ciudadanos y grupos de la ciudad. También tiene el mandato de desarrollar y promover las mejores prácticas en el ámbito de las consultas públicas.</p><p>La situación de pandemia que estalló en marzo de 2020 supuso un enorme desafío en términos de participación ciudadana. De hecho, cómo involucrar a los ciudadanos si las reuniones, conferencias y actividades públicas están prohibidas. Quedaba la opción de las consultas digitales.</p><p>Afortunadamente, el OCPM ya tenía una amplia práctica en este campo, pero siempre como complemento de las actividades presenciales. Esta vez, la situación era bastante diferente. Todo tenía que hacerse virtualmente sin la posibilidad de una participación física real. Uno de los leitmotiv del OCPM es la participación sin exclusión. Rápidamente se hizo evidente que este objetivo de participación para todos podría ponerse en duda para los segmentos de la población con acceso limitado y menor capacidad para utilizar las herramientas digitales.</p><p>Para abordar esta cuestión, la Oficina llevó a cabo una amplia encuesta entre todas las partes interesadas en las consultas públicas, incluidas las que sólo participan en persona, contribuyendo oralmente al debate y a la expresión de opiniones. El resultado fue el diseño de un proceso de consulta que, aunque en gran parte virtual, permitiera a todo el mundo hacer preguntas y expresar su opinión por correo o a través de un simple mensaje telefónico o de voz en directo. Al mismo tiempo, la Oficina también dio a los ciudadanos y participantes más tiempo y flexibilidad al distinguir la presentación del proyecto sometido a consulta. Nuestro método tradicional permitía a los ciudadanos hacer preguntas aclaratorias en la sala inmediatamente después de la presentación de un proyecto. El método adaptado da a los ciudadanos un plazo de dos semanas para preparar preguntas, volver a escuchar la presentación o leer el contenido en la página web o en las transcripciones que se facilitan por correo. Esto es algo que pensamos mantener para el futuro.</p><p>En resumen, nuestra situación única nos habrá permitido no excluir a las poblaciones más marginales de nuestras consultas y mejorar eventualmente nuestros procesos.</p>","fr":"<p>L’<a href=\"https://ocpm.qc.ca/fr\" target=\"_blank\">Office de consultation publique de Montréal</a> est un organisme indépendant créé en vertu de la Charte de la Ville de Montréal. Il se définit comme un tiers neutre permettant aux citoyens de se faire entendre sur les grandes questions de planification urbaine principalement, mais sur toute autre question pour laquelle il est mandaté.</p><p>L’Office a pour mandat de favoriser, de faciliter la participation la plus large possible des citoyens, citoyennes et groupes de la Ville de Montréal. Il a aussi pour mandat de développer et de promouvoir les meilleures pratiques dans le champ des consultations publiques.</p><p>La situation de pandémie qui s’est déclenchée en mars 2020 constituait un énorme défi en termes de participation citoyenne. En effet, comment faire participer les citoyens si les rencontres, réunions, colloques et activités publiques sont interdites. Il restait l’option des consultations numériques.</p><p>Fort heureusement l’OCPM avait déjà une large pratique en ce domaine, mais toujours en complément d’activités présentielles. Cette fois, la situation était tout autre. Il fallait que tout se fasse virtuellement sans possibilité de participation physique réelle. Un des leitmotivs de l’OCPM est la participation sans exclusion. Il est vite apparu que cet objectif de participation pour tous pouvait être remis en question pour des franges de la population ayant un accès limité et des capacités moindres dans l’utilisation des outils numériques.</p><p>Pour faire face à cet enjeu, l’Office a mené une large enquête auprès de toutes les parties prenantes aux consultations publiques en y incluant ceux et celles qui y participent en présentiel seulement, contribuant oralement au débat et à l’expression d’opinions. Il en est résulté la conception d’une procédure de consultation qui, tout en étant largement virtuelle, pouvait permettre à tous et toutes de poser des questions et d’exprimer une opinion par la poste ou par le biais d’un simple téléphone en direct ou par le truchement d’une boîte vocale. Par la même occasion, l’Office a aussi donné plus de temps et de souplesse aux citoyens et participants en distinguant la présentation du projet soumis à la consultation. En effet, notre méthode traditionnelle faisait en sorte que les citoyens pouvaient poser des questions d’éclaircissement en salle immédiatement après la présentation d’un projet. La méthode adaptée donne un battement de deux semaines aux citoyens pour préparer des questions, permettre d’écouter de nouveau la présentation ou d’en lire le contenu sur le site Internet ou dans des transcriptions fournies par la poste. C’est un acquis que nous envisageons de conserver pour le futur.</p><p>En somme, la situation unique que nous vivons nous aura permis de ne pas exclure des populations plus marginales de nos consultations et d’éventuellement améliorer nos processus.</p>"},"title":{"en":"Adaptation of the public consultation mechanisms to the conditions of the COVID-19 (Montreal)","es":"Adaptación de los mecanismos de consulta pública a las condiciones de COVID-19 (Montreal)","fr":"Adaptation des mécanismes de consultations publiques aux conditions de la COVID-19 (Montréal)"}}

This fingerprint is calculated using a SHA256 hashing algorithm. In order to replicate it yourself, you can use an MD5 calculator online and copy-paste the source data. ×