2018 Award "Best Practice in Citizen Participation"

ENGLISH
Who submits the proposal? (100 words)

The applicant is the Ministry of Finance of Sakha (Yakutia) Republic, Russia - the biggest administrative unit in the world with the area of 3.1 mln km2 (over three Spain). Yakutia is populated by 964,330 citizens living in the world coldest habitable region (amplitude of average Jan-July temperature is 70-75°C).

Since 2016 Yakutia is implementing a Russian version of Participatory Budgeting (PB) called “Local Initiatives Support Project” (LISP). Yakutia MoF supported by the regional PB center is responsible for LISP financial and implementation support – from information campaign and capacity building to facilitating public discussions, procuring works, and monitoring PB projects.

Which practice/innovation is submitted and which is its purpose? (300 words)

Yakutia LISP is submitted to the IOPD award 2018.
Yakutia LISP is aimed at improving dialogue and building trust between authorities and citizens experiencing extremely hard living conditions of the permafrost region through support of demand driven projects identified by citizens and delivered with their contribution and broad participation. Given the local contest Yakutia LISP has a strong social focus with many projects aimed at improving social infrastructure (local roads and bridges, rural water supply system, etc.) in the remote and disadvantaged areas.
During two PB editions (2016-2017, and 2017-2018) 558 projects (56 and 502) were identified by citizens and 483 received financing from the regional budget. The level of citizen involvement is really impressive – 91,700 citizens (or nearly 15% of eligible population) physically participated in voting organized at 639 community meetings in 334 municipalities.
For the second edition Yakutia region allocated 500 mln RUB (8.3 mln USD) (5 times higher compared to the first edition). The total PB budget that also included community co-financing reached 694 mln RUB (11.6 mln USD).
Main phases of Yakutia LISP include:
- Information campaign and capacity building for local stakeholders (authorities and community leaders) conducted by the MoF with support of the World Bank experts;
- Preliminary discussions of projects ideas in communities;
- Direct voting by community members for projects that would apply for budget financing (1 project proposal per community);
- Preparation and submission of project proposals by communities to regional level competition;
- Selection of winning projects (around 80% out of all proposed) based on formal criteria indicating the actual demand and support of the project by communities (share of population involved in public discussions and voting, co-financing by population and entrepreneurship, number of project beneficiaries, etc.);
- Tender procedures for sub-contractors and projects’ implementation conducted by municipalities.
Why is it an innovative practice? (150 words)

1. Two-staged selection process helps to prioritize projects most needed by communities. All voted projects are than ranked based on indicators assessing actual community need in them. As an overwhelming majority (around 80%) of the proposals pass through the second stage, the system does not create disappointment, but motivates applicants to improve the quality of processes related to population involvement.
2. Two-level PB financing mechanism (regional subsidies to municipalities) responds to the lack of resources and autonomy of municipalities under the highly centralized budgetary system in Russia. LISP is mainly financed by the region (72.2%) and co-financed by municipalities (15%), local business (5,3%) and citizens (7,5%).
3. Co-financing by business and population (used as a criteria at the second stage) improves LISP targeting, and creates incentives for community oversight. Importantly, while the local business can post-factum contribute to projects identified by citizens, it cannot influence the voting process.

FRANÇAIS

1. Qui soumet la proposition?

Le ministère des Finances de la République de Sakha (Yakoutie), en Russie - la plus grande unité administrative dans le monde avec la superficie de 3,1 millions de km2. Yakoutie est peuplée par 964.330 citoyens vivant dans la région habitable la plus froide du monde (l'amplitude de la température moyenne de janvier à juillet est de moins 70-75 ° C).

Depuis 2016, Yakutia met en œuvre une version russe du budget participatif (BP) appelé «Projet d'appui aux initiatives locales» (PAIL). Le ministère des finances de Yakutia, soutenu par le centre de budget participatif régional, est responsable du soutien financier et de la mise en œuvre du PAIL- de la campagne d'information et du renforcement des capacités à la facilitation des discussions publiques, à l'approvisionnement et au suivi des projets de BP.

2. Quelle est l'expérience?

Yakutia PAIL vise à améliorer le dialogue et à instaurer la confiance entre les autorités et les citoyens confrontés à des conditions de vie extrêmement difficiles dans la région du pergélisol en soutenant des projets axés sur la demande identifiés par les citoyens et accompagnés de leur contribution. Le concours local Yakutia PAIL a une forte orientation sociale avec de nombreux projets visant à améliorer l'infrastructure sociale (routes locales et des ponts, système d'approvisionnement en eau en milieu rural, etc.) dans les zones reculées et défavorisées.

Au cours de deux éditions du BP (2016-2017 et 2017-2018) 558 projets (56 et 502) ont été identifiés par les citoyens et 483 ont reçu un financement du budget régional. Le niveau de participation des citoyens est vraiment impressionnant - 91 700 citoyens (soit près de 15% de la population éligible) ont participé physiquement au vote organisé lors de 639 réunions communautaires dans 334 municipalités.

Pour la deuxième édition, la région de Yakoutie a alloué 500 millions de roubles (8,3 millions $) (5 fois plus élevé que la première édition). Le budget total du BP qui comprenait également un cofinancement communautaire a atteint 694 millions de roubles (11,6 millions $).

Les phases principales incluent:

- Campagne d'information et de renforcement des capacités des acteurs locaux (autorités et dirigeants communautaires) menée par le ministère des Finances avec l'appui des experts de la Banque mondiale;
- Discussions préliminaires des idées de projets dans les communautés;
- Vote direct par les membres de la communauté pour les projets qui vont être appliquée pour demander du financement du budget (1 proposition de projet par communauté);
- Préparation et soumission des propositions de projets par les communautés à la concurrence au niveau régional;
- Sélection des projets gagnants (environ 80% de tous les projets proposés) sur la base de critères formels indiquant la demande et le soutien du projet par les communautés (part de la population impliquée dans les discussions publiques et le vote, cofinancement par population et entrepreneuriat, nombre de projets bénéficiaires, etc.);
- Procédures d'appel d'offres pour la mise en œuvre des sous-traitants et des projets menées par les municipalités.

3. Pourquoi vous considérez que c’est une pratique innovante?

1. Un processus de sélection en deux étapes aide à prioriser les projets dont les communautés ont le plus besoin. Tous les projets votés sont classés en fonction d'indicateurs évaluant les besoins réels de la communauté. Comme une écrasante majorité (environ 80%) des propositions passent la deuxième étape, le système ne crée pas de déception, mais motive les candidats à améliorer la qualité des processus liés à la participation de la population.
2. Mécanisme de financement de budget participatif à deux niveaux (subventions régionales aux municipalités) répond au manque de ressources et d'autonomie des municipalités dans le cadre du système budgétaire hautement centralisé en Russie.
Le PAIL est principalement financé par la région (72,2%) et cofinancé par les municipalités (15%), les entreprises locales (5,3%) et les citoyens (7,5%).

3. Cofinancement par les entreprises et la population (utilisé comme critère à la deuxième étape) améliore le ciblage du PAIL et crée des incitations pour le contrôle communautaire. Fait important, bien que l'entreprise locale puisse contribuer post-factum à des projets identifiés par les citoyens, elle ne peut pas influencer le processus de vote.

ESPAÑOL

1) ¿Quién presenta la candidatura?

El candidato es el Ministerio de Finanzas de la República de Sakha (Yakutia), en Rusia. Es la unidad administrativa más grande del mundo y comprende un área de 3.1 millones de km2 (más de 3 Españas). Yakutia tiene una población de 964,330 ciudadanos viviendo en la región habitable más fría del mundo (la diferencia de temperatura entre enero y julio es de unos 70 o 75 °C de media).

Desde el 2016 Yakutia está implementando una versión rusa de Presupuesto Participativo (PP) llamado “Proyecto de Apoyo a las Iniciativas Locales” (PAIL). El Ministerio de Finanzas de Yakutia, apoyado por el centro de PP regional, es el responsable del apoyo financiero e implantación del PAIL: la campaña informativa, el aumento de la sus capacidades, la facilitación de discusiones públicas, el aprovisionamiento y seguimiento de los proyectos de PP.

2) ¿En qué consiste la experiencia?

El PAIL de Yakutia se presenta a la Distinción OIDP 2018. El PAIL de Yakutia tiene el objetivo de mejorar el diálogo y la confianza entre las autoridades y los ciudadanos que experimentan condiciones de vida extremadamente difíciles de la región helada a través del apoyo en la demanda de los proyectos identificados por los ciudadanos y enviados con su contribución y amplia participación. El concurso local del PAIL de Yakutia cuenta con un fuerte enfoque social con muchos proyectos que tienen el objetivo de mejorar la infraestructura social (vías locales y puentes, aprovisionamiento de sistemas de agua rural, etc.) en las áreas remotas y desaventajadas.

Durante dos ediciones del PP (2016-2017 y 2017-2018) 558 proyectos (56 y 502) fueron identificados por los ciudadanos y 483 recibieron financiación del presupuesto regional. El nivel de implicación por parte de los ciudadanos es realmente impresionante: 91.700 ciudadanos (o casi el 15% de la población elegible) participaron físicamente en una votación organizada en 639 reuniones comunitarias en 334 municipios.
En su segunda edición, la región de Yakutia asignó 500 millones de rublos (8.3 millones de dólares americanos), una cantidad cinco veces más alta en comparación con la primera edición. El total del presupuesto del PP, que también incluyó la co-financiación, alcanzó los 694 millones de rublos (11.6 millones de dólares americanos).
Las principales fases del PAIL de Yakutia incluyen:
- Campañas informativas y desarrollo de capacidades para los stakeholders locales (autoridades y líderes de la comunidad) realizadas por el Ministerio de Finanzas con el apoyo de expertos del Banco Mundial.
- Discusiones preliminares de ideas de proyectos en comunidades.
- Votación directa por parte de los miembros de la comunidad que aplicarían la financiación de los presupuestos (una propuesto de proyecto por comunidad).
- Preparación y presentación de propuestas de proyectos por parte de comunidades para competir a nivel regional.
- Selección de los proyectos ganadores (alrededor del 80% de. total) basados en criterios formales, hecho que indica la demanda actual y el apoyo del proyecto por parte de las comunidades (la parte de la población involucrada en las discusiones públicas y en las votaciones, la co-financiación por parte de la población y la emprendeduría, el número beneficiario del proyecto, etc.).
- Procesos de concurso para los subcontratantes y la implantación de los proyectos realizado por los municipios.

3) ¿Por qué es una práctica innovadora?

1. Los procesos de dos fases nos ayudan a priorizar los proyectos que las comunidades más necesitan. Todos los proyectos votados son clasificados según indicadores que valoran las necesidades reales de las comunidades en él. Como una mayoría abrumadora de las propuestas (alrededor del 80%) pasan a la segunda fase, el sistema no genera desencanto sino que motiva a los candidatos a mejorar la calidad de los procesos relacionados con la implicación de la población.

2. Un mecanismo de financiación del PP en dos niveles (los subsidios regionales a los municipios). Responde a la falta de recursos y autonomía de los municipios bajo un sistema presupuestario en Rusia altamente centralizado. El PAIL está principalmente financiado por la región (72,2%) y co-financiado por los municipios (15%), los negocios locales (5,3%), y los ciudadanos (7,5%).

3. Co-financiación por parte de los negocios y la población (utilizado como criterio en la segunda fase). Mejora los objetivos del PAIL y crea incentivos para la supervisión de la comunidad. Mayormente, mientras los negocios locales puedan contribuir post-factum en los proyectos identificados por los ciudadanos, no pueden influenciar en el proceso de votación.