2023 Award "Best Practice in Citizen Participation"
17th Edition
Changes at "Pemba: Using digital tools to enhance service delivery"
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The origins of the experience started within the thematic session of Digital Services and Innovation in the Local Democracy Labs held on June 8th, 2022 when researchers met local government officials that are part of ICLD programmes to discuss pressing issues faced by the municipalities, where the use of digital tools was brought up for discussion by representatives from Pemba Town Council (Zambia).
With an Impact Research Grant, researchers aimed to help Pemba Town Council to solve operational dilemmas and improve service delivery by providing a roadmap for the implementation of digital tools in the form of a digital strategy which was the main objective of the research. The research was qualitative in nature and was both exploratory (aimed at exploring ways to improve service delivery through digital tools) and descriptive (aimed at describing the digital challenges facing Pemba Town Council in delivering services to the community).
The research used an action research design as it was deemed the most appropriate to answer the research question “How can digital tools be used to improve service delivery for Pemba Town Council?”. During the first two months of the project, virtual meetings with the Pemba Town Council team were held in order to further understand their needs.
Following these engagements, two of the researchers went on a three-day working trip to Pemba from 9-11 November 2022 to connect with different stakeholders, understand their local context, and collaboratively design solutions. For this purpose, it was relevant to meet with stakeholders who represented different actors in the scenario - so both citizens and local authority representatives - and also with people from different backgrounds and access to public services.
To present the results of the process, some very interesting points can be presented, first of all, the research helped to inform the development of a digital strategy that helps the Council to contextualise the actual problem and plan on how to go about it. Secondly, the research contributed to creating awareness and changing perceptions around digital tools in general. Thirdly, as a result of the research, the council has decided to make use of social media as a platform to share useful information. Fourthly, as a recommendation from the engagements, the Council has committed to the construction of 6 centres in the community which will double as e-centers and community hubs.
One of the most interesting parts of this research is that depending on the nature of the action research project, there may never be a clear end to the study. There may be a need to continue going through subsequent cycles of planning, acting, observing, and developing a new course of action that can go into the following year. Moreover, while this project has been completed for now, the planning, acting, reflecting, etc will continue throughout the digital transformation process and Pemba Town Council will continue to pick lessons in each action or implementation phase, to be applied in the next.
More information:
", "Los orígenes de la experiencia se remontan a la sesión temática de Servicios Digitales e Innovación en los Laboratorios de Democracia Local, celebrada el 8 de junio de 2022, en la que los investigadores se reunieron con funcionarios de los gobiernos locales que forman parte de los programas de ICLD para debatir los problemas acuciantes a los que se enfrentan los municipios, y en la que representantes del Ayuntamiento de Pemba (Zambia) sacaron a colación el uso de herramientas digitales.
Con una subvención de Impact Research, los investigadores pretendían ayudar al Ayuntamiento de Pemba a resolver dilemas operativos y mejorar la prestación de servicios proporcionando una hoja de ruta para la implantación de herramientas digitales en forma de estrategia digital, que era el principal objetivo de la investigación. La investigación fue de naturaleza cualitativa y exploratoria (con el objetivo de explorar formas de mejorar la prestación de servicios a través de herramientas digitales) y descriptiva (con el objetivo de describir los retos digitales a los que se enfrenta el Ayuntamiento de Pemba en la prestación de servicios a la comunidad).
La investigación utilizó un diseño de investigación-acción por considerarlo el más adecuado para responder a la pregunta de investigación \"¿Cómo pueden utilizarse las herramientas digitales para mejorar la prestación de servicios del Ayuntamiento de Pemba?\". Durante los dos primeros meses del proyecto, se celebraron reuniones virtuales con el equipo del Ayuntamiento de Pemba para comprender mejor sus necesidades. Tras estos encuentros, dos de los investigadores realizaron un viaje de trabajo de tres días a Pemba, del 9 al 11 de noviembre de 2022, para conectar con diferentes partes interesadas, comprender su contexto local y diseñar soluciones de forma colaborativa. Para ello, era pertinente reunirse con partes interesadas que representasen a distintos actores del escenario -por tanto, tanto ciudadanos como representantes de las autoridades locales- y también con personas de distinta procedencia y acceso a los servicios públicos.
Para presentar los resultados del proceso, se pueden exponer algunos puntos muy interesantes, en primer lugar, la investigación contribuyó a informar sobre el desarrollo de una estrategia digital que ayuda al Ayuntamiento a contextualizar el problema real y a planificar la forma de abordarlo. En segundo lugar, la investigación contribuyó a crear conciencia y cambiar las percepciones en torno a las herramientas digitales en general. En tercer lugar, como resultado de la investigación, el Ayuntamiento ha decidido utilizar las redes sociales como plataforma para compartir información útil. En cuarto lugar, como recomendación de los compromisos, el Ayuntamiento se ha comprometido a construir 6 centros en la comunidad que harán las veces de e-centros y centros comunitarios.
Una de las partes más interesantes de esta investigación es que, dependiendo de la naturaleza del proyecto de investigación-acción, puede que nunca haya un final claro para el estudio. Puede que sea necesario seguir pasando por ciclos posteriores de planificación, actuación, observación y desarrollo de un nuevo curso de acción que pueda continuar el año siguiente. Además, aunque este proyecto haya concluido por ahora, la planificación, la actuación, la reflexión, etc. continuarán a lo largo del proceso de transformación digital y el Ayuntamiento de Pemba seguirá recogiendo lecciones en cada fase de actuación o implementación, para aplicarlas en la siguiente.
Más información:
", "L'expérience a débuté lors de la session thématique sur les services numériques et l'innovation dans les laboratoires de démocratie locale qui s'est tenue le 8 juin 2022, lorsque les chercheurs ont rencontré des représentants des gouvernements locaux qui font partie des programmes ICLD pour discuter des problèmes urgents auxquels sont confrontées les municipalités, où l'utilisation des outils numériques a été abordée par les représentants du conseil municipal de Pemba (Zambie).
Grâce à une bourse de recherche sur l'impact, les chercheurs ont voulu aider le conseil municipal de Pemba à résoudre des dilemmes opérationnels et à améliorer la prestation de services en fournissant une feuille de route pour la mise en œuvre d'outils numériques sous la forme d'une stratégie numérique, ce qui était l'objectif principal de la recherche. La recherche était de nature qualitative et était à la fois exploratoire (visant à explorer les moyens d'améliorer la prestation de services grâce aux outils numériques) et descriptive (visant à décrire les défis numériques auxquels le conseil municipal de Pemba est confronté dans la prestation de services à la communauté).
La recherche a utilisé un modèle de recherche-action car il a été jugé le plus approprié pour répondre à la question de la recherche \"Comment les outils numériques peuvent-ils être utilisés pour améliorer la prestation de services pour le conseil municipal de Pemba ? Au cours des deux premiers mois du projet, des réunions virtuelles avec l'équipe du conseil municipal de Pemba ont été organisées afin de mieux comprendre leurs besoins. Suite à ces engagements, deux des chercheurs ont effectué un voyage de travail de trois jours à Pemba, du 9 au 11 novembre 2022, afin d'entrer en contact avec différentes parties prenantes, de comprendre le contexte local et de concevoir des solutions en collaboration. À cette fin, il était important de rencontrer des parties prenantes représentant les différents acteurs du scénario - donc à la fois des citoyens et des représentants des autorités locales - ainsi que des personnes ayant des origines et un accès aux services publics différents.
Tout d'abord, la recherche a contribué à l'élaboration d'une stratégie numérique qui aide le Conseil à contextualiser le problème actuel et à planifier la manière de l'aborder. Deuxièmement, la recherche a contribué à sensibiliser et à changer les perceptions autour des outils numériques en général. Troisièmement, à la suite de la recherche, le conseil a décidé d'utiliser les médias sociaux comme plateforme pour partager des informations utiles. Quatrièmement, à la suite des recommandations formulées, le conseil s'est engagé à construire six centres dans la communauté, qui serviront à la fois d'e-centres et de centres communautaires.
L'un des aspects les plus intéressants de cette recherche est qu'en fonction de la nature du projet de recherche-action, l'étude peut ne jamais avoir de fin précise. Il peut être nécessaire de poursuivre les cycles de planification, d'action, d'observation et de développement d'un nouveau plan d'action qui peut être mis en œuvre l'année suivante. En outre, bien que ce projet soit terminé pour l'instant, la planification, l'action, la réflexion, etc. se poursuivront tout au long du processus de transformation numérique et le conseil municipal de Pemba continuera à tirer des leçons de chaque phase d'action ou de mise en œuvre, pour les appliquer dans la phase suivante.
En savoir plus :
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Los orígenes de la experiencia se remontan a la sesión temática de Servicios Digitales e Innovación en los Laboratorios de Democracia Local, celebrada el 8 de junio de 2022, en la que los investigadores se reunieron con funcionarios de los gobiernos locales que forman parte de los programas de ICLD para debatir los problemas acuciantes a los que se enfrentan los municipios, y en la que representantes del Ayuntamiento de Pemba (Zambia) sacaron a colación el uso de herramientas digitales.
Con una subvención de Impact Research, los investigadores pretendían ayudar al Ayuntamiento de Pemba a resolver dilemas operativos y mejorar la prestación de servicios proporcionando una hoja de ruta para la implantación de herramientas digitales en forma de estrategia digital, que era el principal objetivo de la investigación. La investigación fue de naturaleza cualitativa y exploratoria (con el objetivo de explorar formas de mejorar la prestación de servicios a través de herramientas digitales) y descriptiva (con el objetivo de describir los retos digitales a los que se enfrenta el Ayuntamiento de Pemba en la prestación de servicios a la comunidad).
La investigación utilizó un diseño de investigación-acción por considerarlo el más adecuado para responder a la pregunta de investigación \"¿Cómo pueden utilizarse las herramientas digitales para mejorar la prestación de servicios del Ayuntamiento de Pemba?\". Durante los dos primeros meses del proyecto, se celebraron reuniones virtuales con el equipo del Ayuntamiento de Pemba para comprender mejor sus necesidades. Tras estos encuentros, dos de los investigadores realizaron un viaje de trabajo de tres días a Pemba, del 9 al 11 de noviembre de 2022, para conectar con diferentes partes interesadas, comprender su contexto local y diseñar soluciones de forma colaborativa. Para ello, era pertinente reunirse con partes interesadas que representasen a distintos actores del escenario -por tanto, tanto ciudadanos como representantes de las autoridades locales- y también con personas de distinta procedencia y acceso a los servicios públicos.
Para presentar los resultados del proceso, se pueden exponer algunos puntos muy interesantes, en primer lugar, la investigación contribuyó a informar sobre el desarrollo de una estrategia digital que ayuda al Ayuntamiento a contextualizar el problema real y a planificar la forma de abordarlo. En segundo lugar, la investigación contribuyó a crear conciencia y cambiar las percepciones en torno a las herramientas digitales en general. En tercer lugar, como resultado de la investigación, el Ayuntamiento ha decidido utilizar las redes sociales como plataforma para compartir información útil. En cuarto lugar, como recomendación de los compromisos, el Ayuntamiento se ha comprometido a construir 6 centros en la comunidad que harán las veces de e-centros y centros comunitarios.
Una de las partes más interesantes de esta investigación es que, dependiendo de la naturaleza del proyecto de investigación-acción, puede que nunca haya un final claro para el estudio. Puede que sea necesario seguir pasando por ciclos posteriores de planificación, actuación, observación y desarrollo de un nuevo curso de acción que pueda continuar el año siguiente. Además, aunque este proyecto haya concluido por ahora, la planificación, la actuación, la reflexión, etc. continuarán a lo largo del proceso de transformación digital y el Ayuntamiento de Pemba seguirá recogiendo lecciones en cada fase de actuación o implementación, para aplicarlas en la siguiente.
Más información:
", "The origins of the experience started within the thematic session of Digital Services and Innovation in the Local Democracy Labs held on June 8th, 2022 when researchers met local government officials that are part of ICLD programmes to discuss pressing issues faced by the municipalities, where the use of digital tools was brought up for discussion by representatives from Pemba Town Council (Zambia).
With an Impact Research Grant, researchers aimed to help Pemba Town Council to solve operational dilemmas and improve service delivery by providing a roadmap for the implementation of digital tools in the form of a digital strategy which was the main objective of the research. The research was qualitative in nature and was both exploratory (aimed at exploring ways to improve service delivery through digital tools) and descriptive (aimed at describing the digital challenges facing Pemba Town Council in delivering services to the community).
The research used an action research design as it was deemed the most appropriate to answer the research question “How can digital tools be used to improve service delivery for Pemba Town Council?”. During the first two months of the project, virtual meetings with the Pemba Town Council team were held in order to further understand their needs.
Following these engagements, two of the researchers went on a three-day working trip to Pemba from 9-11 November 2022 to connect with different stakeholders, understand their local context, and collaboratively design solutions. For this purpose, it was relevant to meet with stakeholders who represented different actors in the scenario - so both citizens and local authority representatives - and also with people from different backgrounds and access to public services.
To present the results of the process, some very interesting points can be presented, first of all, the research helped to inform the development of a digital strategy that helps the Council to contextualise the actual problem and plan on how to go about it. Secondly, the research contributed to creating awareness and changing perceptions around digital tools in general. Thirdly, as a result of the research, the council has decided to make use of social media as a platform to share useful information. Fourthly, as a recommendation from the engagements, the Council has committed to the construction of 6 centres in the community which will double as e-centers and community hubs.
One of the most interesting parts of this research is that depending on the nature of the action research project, there may never be a clear end to the study. There may be a need to continue going through subsequent cycles of planning, acting, observing, and developing a new course of action that can go into the following year. Moreover, while this project has been completed for now, the planning, acting, reflecting, etc will continue throughout the digital transformation process and Pemba Town Council will continue to pick lessons in each action or implementation phase, to be applied in the next.
More information:
", "L'expérience a débuté lors de la session thématique sur les services numériques et l'innovation dans les laboratoires de démocratie locale qui s'est tenue le 8 juin 2022, lorsque les chercheurs ont rencontré des représentants des gouvernements locaux qui font partie des programmes ICLD pour discuter des problèmes urgents auxquels sont confrontées les municipalités, où l'utilisation des outils numériques a été abordée par les représentants du conseil municipal de Pemba (Zambie).
Grâce à une bourse de recherche sur l'impact, les chercheurs ont voulu aider le conseil municipal de Pemba à résoudre des dilemmes opérationnels et à améliorer la prestation de services en fournissant une feuille de route pour la mise en œuvre d'outils numériques sous la forme d'une stratégie numérique, ce qui était l'objectif principal de la recherche. La recherche était de nature qualitative et était à la fois exploratoire (visant à explorer les moyens d'améliorer la prestation de services grâce aux outils numériques) et descriptive (visant à décrire les défis numériques auxquels le conseil municipal de Pemba est confronté dans la prestation de services à la communauté).
La recherche a utilisé un modèle de recherche-action car il a été jugé le plus approprié pour répondre à la question de la recherche \"Comment les outils numériques peuvent-ils être utilisés pour améliorer la prestation de services pour le conseil municipal de Pemba ? Au cours des deux premiers mois du projet, des réunions virtuelles avec l'équipe du conseil municipal de Pemba ont été organisées afin de mieux comprendre leurs besoins. Suite à ces engagements, deux des chercheurs ont effectué un voyage de travail de trois jours à Pemba, du 9 au 11 novembre 2022, afin d'entrer en contact avec différentes parties prenantes, de comprendre le contexte local et de concevoir des solutions en collaboration. À cette fin, il était important de rencontrer des parties prenantes représentant les différents acteurs du scénario - donc à la fois des citoyens et des représentants des autorités locales - ainsi que des personnes ayant des origines et un accès aux services publics différents.
Tout d'abord, la recherche a contribué à l'élaboration d'une stratégie numérique qui aide le Conseil à contextualiser le problème actuel et à planifier la manière de l'aborder. Deuxièmement, la recherche a contribué à sensibiliser et à changer les perceptions autour des outils numériques en général. Troisièmement, à la suite de la recherche, le conseil a décidé d'utiliser les médias sociaux comme plateforme pour partager des informations utiles. Quatrièmement, à la suite des recommandations formulées, le conseil s'est engagé à construire six centres dans la communauté, qui serviront à la fois d'e-centres et de centres communautaires.
L'un des aspects les plus intéressants de cette recherche est qu'en fonction de la nature du projet de recherche-action, l'étude peut ne jamais avoir de fin précise. Il peut être nécessaire de poursuivre les cycles de planification, d'action, d'observation et de développement d'un nouveau plan d'action qui peut être mis en œuvre l'année suivante. En outre, bien que ce projet soit terminé pour l'instant, la planification, l'action, la réflexion, etc. se poursuivront tout au long du processus de transformation numérique et le conseil municipal de Pemba continuera à tirer des leçons de chaque phase d'action ou de mise en œuvre, pour les appliquer dans la phase suivante.
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