2022 Award "Best Practice in Citizen Participation"
16th Edition
Changes at "Mitcham: Community Engagement – from conflict to consensus"
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In late 2020, the City of Mitcham Council resolved to engage democracyCo, as specialists in deliberative democracy, to design and deliver a process which would see a community panel work to provide recommendations to Council on the way forward – considering the various views and divergent needs, and current feeling in the community.
The primary purpose of the community panel was to clarify issues, dispel misinformation and discuss a range of ideas for the future of Hawthorndene Oval.
The objective of the deliberative engagement for the Hawthorndene Oval was to ensure direct involvement of local residents and stakeholders regarding the review of a Community Land Management Plan and future use of the Oval.
The Hawthorndene Oval Community Panel was tasked to provide input through a deliberative approach with the aim to optimise diversity, reach and inclusion.
Through a deeper understanding of the issues, views, needs and wants of the broad Hawthorndene Oval community, City of Mitcham sought to deliver sustainable long-term outcomes for people, families and groups that utilise the Oval.
The process included:
- Community Open survey – to allow everyone to have their say
- Random invitation to community to join the Panel
- Recruitment of Panel (random stratified sampling) of 30 people comprising:
- 80% members of the community
- 10% cricket club & association members
- 10% local stakeholders (environmental & business)
- 4 day deliberative process across 2 concurrent weekends
- Handover of recommendations to Council.
Following the work of the Panel, the outcomes were presented to Council for their deliberations and on 11 May 2021, Council supported the panel’s recommendations. This process highlighted to Council an innovative way that Council can engage with its community to assist with decision making. The panel were also grateful for the opportunity, with many stating they would welcome the opportunity to be involved in this type of engagement again.
Ensuring diversity & inclusion
The panel involved 20% stakeholders who were recruited through personal invitation. The remainder were a diverse sample of the Mitcham Hills in gender, age, and location.
democracyCo used Mitcham Council’s email distribution list for Hills residents (comprising approximately 3000 emails) to select 1000 residents to invite via email. In addition, to ensure we have strong representation from residents who live approximate to Hawthorndene Oval, democracyCo ‘letter dropped’ 100 invitations in the letter boxes of randomly selected residents within 500 meters of the oval.
The City of Mitcham was not involved in recruitment in any way - to ensure integrity of process.
As previously stated, the City of Mitcham as a result of this consultation have embarked on a broader and deeper process of engagement with the local Indigenous community and embedded this process of Cultural Heritage surveys, site visits and face to face meeting with Kaurna representatives into other engagement activities across the city.
Innovation
The process in of itself was an Innovation for the City of Mitcham – having never used a deliberative approach in this way. Given the issue was dividing the community into two polarised groups, democracyCo advised that both those views & people be involved as full members in the panel – in equal and balanced numbers. This was to ensure that these groups participated actively in the process and contributed to the deliberative experience and development of ideas. Importantly, the majority of participants (80%) were community members (aka bridge builders).
Overall the community engagement process resulted in a deeper connection between local government and community and a realisation by council that connecting with community early in the planning process was critical to ensure greater trust and transparency and also ensuring a better balance in terms of planning and design of community and sporting facilities. The cricket club, having participated in the panel/ community working group were willing to compromise on a range of their initial proposals including withdrawing the proposal for cricket nets, a liquor licence and reducing the hours of use they were seeking to allow local residents more time for community recreation / informal use of Hawthorndene Oval.
The commitment of local community into the community panel/working group in terms of their time (over 2 weekends/ 2 full days and 2 evenings) cannot be underestimated. It is this energy and commitment from a diverse group of community who ultimately led to the successful outcomes.
https://yoursay.mitchamcouncil.sa.gov.au/hawthorndene-oval
", "À la fin de l'année 2020, le conseil municipal de Mitcham a décidé d'engager democracyCo, spécialiste de la démocratie délibérative, pour concevoir et mettre en œuvre un processus dans le cadre duquel un panel communautaire travaillerait pour fournir des recommandations au conseil sur la voie à suivre, en tenant compte des différents points de vue, des besoins divergents et des sentiments actuels de la communauté.
L'objectif principal du panel communautaire était de clarifier les problèmes, de dissiper la désinformation et de discuter d'une série d'idées pour l'avenir de l'Anneau de Hawthorndene.
L'objectif de l'engagement délibératif pour l'Anneau de Hawthorndene était d'assurer la participation directe des résidents et des parties prenantes locales concernant la révision d'un plan de gestion des terres communautaires et l'utilisation future de l'Anneau.
Le panel communautaire de l'Anneau de Hawthorndene a été chargé d'apporter sa contribution par le biais d'une approche délibérative dans le but d'optimiser la diversité, la portée et l'inclusion.
Grâce à une meilleure compréhension des problèmes, des points de vue, des besoins et des souhaits de la communauté de l'anneau de Hawthorndene, la ville de Mitcham a cherché à obtenir des résultats durables à long terme pour les personnes, les familles et les groupes qui utilisent l'anneau.
Le processus comprenait :
- Enquête ouverte à la communauté - pour permettre à chacun de s'exprimer
- Invitation aléatoire de la communauté à rejoindre le panel
- Recrutement d'un panel (échantillonnage stratifié aléatoire) de 30 personnes comprenant
- 80% de membres de la communauté
- 10% de membres de clubs et d'associations de cricket
- 10% de parties prenantes locales (environnement et entreprises)
- Processus de délibération de 4 jours répartis sur 2 week-ends simultanés.
- Remise des recommandations au Conseil.
À la suite des travaux du groupe, les résultats ont été présentés au Conseil pour qu'il en délibère et, le 11 mai 2021, le Conseil a soutenu les recommandations du groupe. Ce processus a mis en évidence une façon innovante pour le Conseil de s'engager auprès de sa communauté pour l'aider à prendre des décisions. Les membres du panel ont également été reconnaissants de l'occasion qui leur a été donnée, et beaucoup ont déclaré qu'ils seraient heureux de pouvoir participer à nouveau à ce type d'engagement.
Assurer la diversité et l'inclusion
Le panel comprenait 20 % de parties prenantes qui ont été recrutées par invitation personnelle. Le reste était un échantillon diversifié de Mitcham Hills en termes de sexe, d'âge et de lieu.
democracyCo a utilisé la liste de distribution d'e-mails du Conseil de Mitcham pour les résidents des collines (comprenant environ 3000 e-mails) pour sélectionner 1000 résidents à inviter par e-mail. De plus, afin d'assurer une forte représentation des résidents vivant à proximité de l'ovale de Hawthorndene, democracyCo a déposé 100 invitations dans les boîtes aux lettres de résidents sélectionnés au hasard dans un rayon de 500 mètres de l'ovale.
La ville de Mitcham n'a pas été impliquée dans le recrutement de quelque façon que ce soit - pour assurer l'intégrité du processus.
Comme indiqué précédemment, la ville de Mitcham, à la suite de cette consultation, s'est engagée dans un processus d'engagement plus large et plus profond avec la communauté indigène locale et a intégré ce processus d'enquêtes sur le patrimoine culturel, de visites de sites et de réunions en face à face avec des représentants Kaurna dans d'autres activités d'engagement à travers la ville.
Innovation
Le processus en soi était une innovation pour la ville de Mitcham, qui n'avait jamais utilisé une approche délibérative de cette manière. Étant donné que la question divisait la communauté en deux groupes polarisés, democracyCo a conseillé que ces deux points de vue et personnes soient impliqués en tant que membres à part entière dans le panel - en nombre égal et équilibré. Ceci afin de s'assurer que ces groupes participent activement au processus et contribuent à l'expérience délibérative et au développement des idées. Il est important de noter que la majorité des participants (80 %) étaient des membres de la communauté (c'est-à-dire des bâtisseurs de ponts).
Dans l'ensemble, le processus d'engagement communautaire a permis d'établir un lien plus profond entre le gouvernement local et la communauté, et le conseil a réalisé qu'il était essentiel d'établir un lien avec la communauté dès le début du processus de planification afin d'assurer une plus grande confiance et transparence, et de garantir un meilleur équilibre en termes de planification et de conception des installations communautaires et sportives. Le club de cricket, après avoir participé au groupe d'experts et au groupe de travail communautaire, a accepté de faire des compromis sur un certain nombre de ses propositions initiales, notamment en retirant la proposition de filets de cricket et de licence d'alcool, et en réduisant les heures d'utilisation qu'il souhaitait afin de laisser aux résidents locaux plus de temps pour les loisirs communautaires et l'utilisation informelle de Hawthorndene Oval.
L'engagement de la communauté locale dans le groupe de travail/comité communautaire en termes de temps (sur 2 week-ends/ 2 journées complètes et 2 soirées) ne peut être sous-estimé. C'est cette énergie et cet engagement de la part d'un groupe diversifié de la communauté qui ont finalement conduit à des résultats positifs.
https://yoursay.mitchamcouncil.sa.gov.au/hawthorndene-oval
", "A finales de 2020, el Consejo de la Ciudad de Mitcham decidió contratar a democracyCo, como especialistas en democracia deliberativa, para diseñar y llevar a cabo un proceso en el que un grupo de expertos de la comunidad trabajara para ofrecer recomendaciones al Consejo sobre el camino a seguir, teniendo en cuenta las diversas opiniones y las necesidades divergentes, así como el sentimiento actual de la comunidad.
El objetivo principal del panel comunitario era aclarar los problemas, disipar la desinformación y debatir una serie de ideas para el futuro de Hawthorndene Oval.
El objetivo del compromiso deliberativo para el Hawthorndene Oval era garantizar la participación directa de los residentes locales y las partes interesadas en relación con la revisión de un Plan de Gestión de Tierras Comunitarias y el futuro uso del Oval.
El panel comunitario del óvalo de Hawthorndene se encargó de realizar aportaciones mediante un enfoque deliberativo con el objetivo de optimizar la diversidad, el alcance y la inclusión.
A través de un conocimiento más profundo de los problemas, las opiniones, las necesidades y los deseos de la amplia comunidad de Hawthorndene Oval, la ciudad de Mitcham trató de ofrecer resultados sostenibles a largo plazo para las personas, las familias y los grupos que utilizan el Oval.
El proceso incluía:
- Encuesta abierta a la comunidad: para que todos puedan opinar
- Invitación aleatoria a la comunidad para formar parte del Panel
- Reclutamiento de un panel (muestreo aleatorio estratificado) de 30 personas compuesto por
- 80% miembros de la comunidad
- 10% miembros de clubes y asociaciones de cricket
- 10% de partes interesadas locales (medio ambiente y empresas)
- Proceso de deliberación de 4 días durante 2 fines de semana simultáneos
- Entrega de las recomendaciones al Consejo.
Tras el trabajo del panel, los resultados se presentaron al Consejo para que deliberara y el 11 de mayo de 2021, el Consejo apoyó las recomendaciones del panel. Este proceso puso de relieve ante el Consejo una forma innovadora en la que el Consejo puede colaborar con su comunidad en la toma de decisiones. El panel también agradeció la oportunidad, y muchos declararon que les gustaría volver a participar en este tipo de compromiso.
Garantizar la diversidad y la inclusión
El panel contó con un 20% de interesados que fueron reclutados mediante invitación personal. El resto fue una muestra diversa de Mitcham Hills en cuanto a género, edad y ubicación.
democracyCo utilizó la lista de distribución de correos electrónicos del Ayuntamiento de Mitcham para los residentes de Hills (que comprende aproximadamente 3.000 correos electrónicos) para seleccionar 1.000 residentes a los que invitar por correo electrónico. Además, para garantizar una fuerte representación de los residentes que viven cerca del óvalo de Hawthorndene, democracyCo \"dejó caer\" 100 invitaciones en los buzones de residentes seleccionados al azar a menos de 500 metros del óvalo.
El Ayuntamiento de Mitcham no participó en el reclutamiento de ninguna manera, para garantizar la integridad del proceso.
Como se ha dicho anteriormente, el Ayuntamiento de Mitcham, como resultado de esta consulta, se ha embarcado en un proceso más amplio y profundo de compromiso con la comunidad indígena local y ha integrado este proceso de encuestas sobre el patrimonio cultural, visitas al lugar y reuniones cara a cara con representantes kaurna en otras actividades de compromiso en toda la ciudad.
Innovación
El proceso en sí mismo fue una innovación para la ciudad de Mitcham, que nunca había utilizado un enfoque deliberativo de este tipo. Dado que la cuestión dividía a la comunidad en dos grupos polarizados, la Comisión de Democracia aconsejó que ambos puntos de vista y personas participaran como miembros de pleno derecho en el panel, en número igual y equilibrado. De este modo se garantizaba que estos grupos participaran activamente en el proceso y contribuyeran a la experiencia deliberativa y al desarrollo de ideas. Es importante destacar que la mayoría de los participantes (80%) eran miembros de la comunidad (también conocidos como constructores de puentes).
En general, el proceso de participación de la comunidad dio lugar a una conexión más profunda entre el gobierno local y la comunidad y a que el consejo se diera cuenta de que conectar con la comunidad en las primeras fases del proceso de planificación era fundamental para garantizar una mayor confianza y transparencia y también para asegurar un mejor equilibrio en términos de planificación y diseño de las instalaciones comunitarias y deportivas. El club de cricket, tras haber participado en el grupo de trabajo de la comunidad, se mostró dispuesto a comprometerse con una serie de propuestas iniciales, entre las que se incluía la retirada de la propuesta de redes de cricket y de la licencia de bebidas alcohólicas, así como la reducción de las horas de uso que pretendían para que los residentes locales tuvieran más tiempo para el ocio comunitario y el uso informal del Hawthorndene Oval.
El compromiso de la comunidad local en el panel comunitario/grupo de trabajo en términos de su tiempo (durante 2 fines de semana/ 2 días completos y 2 tardes) no puede ser subestimado. Es esta energía y compromiso de un grupo diverso de la comunidad que en última instancia condujo a los resultados exitosos.
https://yoursay.mitchamcouncil.sa.gov.au/hawthorndene-oval
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